日本文化を伝えるために取り組んだイベント運営

チーム「ACAS」は11月29日から12月2日に開催された第5回アジア色彩学会に運営スタッフとして5名で参加した。アジア色彩学会とは、アジアで色彩研究やデザインに取り組んでいる若者たちが成果を発表し、交流する機会を提供する場。チャレンジ支援プログラムの一環である海外研修でアジアを訪問し、現地の異文化に触れた私たちは、「次は自分たちが日本文化を伝えたい」という想いを持っていた。同学会の趣旨である国際的なつながりの支援に加えて、日本文化を伝えることで海外研修の恩返しができるのではないかと考えた。

運営に向けた入念な準備

活動では、主に会場全体のサポートスタッフとして、式典?交流プログラムの準備?管理?学外連携を担当。1日目のウェルカムレセプション、2日目の開会式とバンケット（晩餐会）を中心に大会運営者と連絡を取りながら準備を進めてきた。運営の段取りを把握するために、9月は数々の打ち合わせに参加。大会実行委員会の方々と話すことで、一つの催し物に対して本当に大勢の人々が協力し合っていることを知り、大きな催し物を計画?運営する大変さ、お金と時間が想像以上にかかることを実感した。10月にはAV機器?音響のチェック、会場の装飾に使う演台花や折り紙、当日に使う備品の買い出しなど、細かい準備に取り組んだ。また、ウェルカムレセプションのゲスト?帯結び師の小平治さんの下見チェックにも同行。11月には、当日会場で流すBGMの選定や動画の編集などの舞台演出、各コンテンツで使用する配布物の作成に取り組んだ。

得意分野を活かした役割分担とそれぞれの学び

チームメンバーの得意分野を活かして具体的に役割分担を行った。菅谷は、居合道部との連携、VIPの誘導、時間/空間管理を担当。300人以上が参加する大規模なイベントで全体を見渡すことの大切さを学んだ。森川は茶道部のステージ、テーブル企画、VIPアテンドを。後藤は帯結び、琴?尺八のステージ、ドリンクコーナーを担当。ゲストなどとの細かい連絡を通じて、チームワークの重要性や、報連相などといった連携の難しさを実感した。佐藤はAV/照明、レストラン準備、受付を担当。活動日程が重なり、キャパオーバーになりかけたこともあったが、自分の仕事をこなす許容量の自覚と引き受ける仕事量のバランスの大切さに気づいた。森は応援団のステージ、AV/照明、動画管理を担当。式典のステージに登場するレゲエシンガーのDOZAN11さんのリハーサルの際に納得するまで何度でも練習や調整する姿を見て、事前準備を入念に行うことの大切さを学んだ。

キャパシティを広げ、柔軟な対応力を

私たちはこのプロジェクトでの学びをもとに、個人のキャパシティを広げること、情報収集能力を高め、どんな状況にも対応できるように準備をしておくことなどの目標を立てた。今後の活動については、「グローバルな視点でものづくりに携わる」「自分にしかできないことを見つける！」といった意見があり、今回の学びを活かしながら新たなプロジェクトに取り組んでいきたい。